Normativa di riferimento sulla Posta Elettronica Certificata

Come spesso accade nell'ambito dei processi informatici con valore legale la normativa si articola su più livelli - ciascuno con una sua precipua funzione giuridica - e che spesso non è semplice ricostruire:

a) il principio  “base” sul valore legale della trasmissione dei documenti  per via telematica è contenuto in una norma ora di rango primario, ovvero nell'art. 45, comma 2 del D. Lgs 82/2005 (c.d. Codice dell'Amministrazione digitale) il quale testualmente recita: “Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito  dal  mittente  se  inviato  al proprio gestore, e si intende consegnato   al   destinatario   se  reso  disponibile  all'indirizzo elettronico  da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore”; L'art. 48 del D. Lgs. 82 cit. generalizza l'utilizzo della PEC in tutti i casi di comunicazioni che necessitano di una  ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna ; equipara la posta elettronica certificata,  nei casi  consentiti  dalla  legge,  alla  notificazione  per mezzo della posta ; rende opponibile ai terzi la  data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico  trasmesso  mediante  posta  elettronica certificata.

b) la disciplina di dettaglio sulle modalità di utilizzo della  PEC è contenuta in un regolamento di rango secondario, il D.P.R. 68/2005 emesso  a  norma  dell'articolo 27  della  legge16 gennaio 2003, n. 3 (Disposizioni ordinamentali in materia di pubblica amministrazione);

c) le regole tecniche   per  la  formazione,  la trasmissione   e   la   validazione,  anche  temporale,  della  posta elettronica  certificata di cui all'art.17 del D.P.R. 68 cit.  sono contenute nel D.P.C. M.  Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie del  2 novembre 2005;

d) l'iscrizione del gestore nell'elenco pubblico tenuto dal CNIPA sancisce, dal punto di vista legale, la presenza di quei requisiti soggettivi e oggettivi normativamente fissati di qualità e sicurezza che la terza parte fidata, fornitore del servizio, deve dimostrare di possedere per espletare tale attività.

e) a norma dell'art. 16 del D.P.R. 68 cit. sono espressamente esclusi dall'ambito di applicazione del medesimo D.P.R. gli atti processuali, mentre alcune norme specifiche regolamentano l'utilizzo della stessa nell'ambito della Pubblica Amministrazione (in particolare v. l'art. 47 del D. Lgs. 82/2005). L'utilizzo della PEC tra privati e PA, presuppone l'adozione da parte delle amministrazioni interessate di caselle certificate secondo i medesimi requisiti previsti dal D.P.R. 68 cit.

f) La Manovra contro la crisi economica (Decreto Legge 29 novembre 2008, n. 185 convertito in Legge 28 gennaio 2009, n. 2 (GU n. 22 del 28 gennaio 2009 - Suppl. Ordinario n. 14) con l’art. 16 commi da 6 a 12 ha dettato una nuova disciplina ponendo:

- a carico delle imprese già costituite, il termine di tre anni decorrente dall'entrata in vigore del decreto legge per la comunicazione dell'indirizzo di posta elettronica certificata;

- a carico delle società in fase di costituzione, l'obbligo di indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese;

- in capo ai professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, l'obbligo di comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore del decreto legge;

- in capo alle amministrazioni pubbliche, l'obbligo di istituire una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e di darne comunicazione al CNIPA.

Nei rapporti tra imprese, professionisti o PA, l’utilizzo della PEC sarà automatico anche senza preventiva accettazione del destinatario.

Il legislatore si è, infine, preoccupato di assicurare la conoscenza degli indirizzi di posta elettronica certificata richiedendo la pubblicazione dei relativi elenchi per via telematica da parte degli ordini e ai collegi (relativamente ai professionisti), da parte del CNIPA (relativamente alle pubbliche amministrazioni) e rinviando, per le imprese, al Registro delle Imprese.