Normativa di riferimento sulla Posta Elettronica Certificata
Come spesso accade nell'ambito dei processi informatici con valore legale la normativa si articola su più livelli - ciascuno con una sua precipua funzione giuridica - e che spesso non è semplice ricostruire:
01- Il principio “base” sul valore legale della trasmissione dei documenti per via telematica è contenuto in una norma ora di rango primario, ovvero nell'art. 45, comma 2 del D. Lgs 82/2005 (c.d. Codice dell'Amministrazione Digitale - CAD) il quale testualmente recita: “Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore”; L'art. 48 del D. Lgs. 82 cit. generalizza l'utilizzo della PEC in tutti i casi di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna ; equipara la posta elettronica certificata, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta ; rende opponibile ai terzi la data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata.
Anche su questa materia incide regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno (c.d. Regolamento eIdas), pertanto la disciplina italiana dovrà essere armonizzata con quella del Regolamento UE attraverso l’emanazione di un decreto del Presidente del Consiglio dei ministri, sentiti l'Agenzia per l'Italia digitale e il Garante per la protezione dei dati personali, per il momento non ancora entrato in vigore.
Inoltre a seguito di quanto previsto dall’art. 6 del CAD il domicilio digitale, ovvero l’indirizzo elettronico di cittadini, imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni, può essere eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato, come definito dal Regolamento eIDAS, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale ai sensi dell’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del CAD.
02 - La disciplina di dettaglio sulle modalità di utilizzo della PEC è contenuta in un regolamento di rango secondario, il D.P.R. 68/2005 emesso a norma dell'articolo 27 della legge16 gennaio 2003, n. 3 (Disposizioni ordinamentali in materia di pubblica amministrazione);
03 - Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata di cui all'art.17 del D.P.R. 68/2005 sono contenute nel D.P.C. M. Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie del 2 novembre 2005;
04 - L'iscrizione del gestore nell'elenco pubblico tenuto dall’AgID sancisce, dal punto di vista legale, la presenza di quei requisiti soggettivi e oggettivi normativamente fissati di qualità e sicurezza che la terza parte fidata, fornitore del servizio, deve dimostrare di possedere per espletare tale attività.
05 - Norme specifiche che regolamentano l'utilizzo della PEC nell'ambito della Pubblica Amministrazione (in particolare v. l'art. 47, comma 2, lett. d) del D. Lgs. 82/2005). L'utilizzo della PEC tra privati e PA, presuppone l'adozione da parte delle amministrazioni interessate di caselle certificate secondo i medesimi requisiti previsti dal D.P.R. 68/2005.
06 - La Manovra contro la crisi economica
(Decreto Legge 29 novembre 2008, n. 185 convertito in Legge 28 gennaio 2009, n. 2 (GU n. 22 del 28 gennaio 2009 - Suppl. Ordinario n. 14) e s.m.i. con l’art. 16 commi da 6 a 7 bis ha dettato una nuova disciplina del domicilio digitale ponendo:
a carico delle imprese già costituite
in forma societaria, il termine del 1° ottobre 2020 per la comunicazione al registro delle imprese il proprio domicilio digitale, se non hanno gia' provveduto a tale adempimento;
a carico delle società in fase di costituzione, l'obbligo di indicare il proprio domicilio digitale nella domanda di iscrizione al registro delle imprese;
in capo ai professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato l'obbligo di comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio domicilio digitale.
Nei rapporti tra imprese, professionisti o PA, l’utilizzo della PEC è automatico anche senza preventiva accettazione del destinatario.
Il legislatore si è, infine, preoccupato di assicurare la conoscenza degli indirizzi di posta elettronica certificata richiedendo la pubblicazione dei relativi elenchi per via telematica da parte degli ordini e ai collegi (relativamente ai professionisti), da parte dell’AgID (relativamente alle pubbliche amministrazioni) e rinviando, per le imprese, al Registro delle Imprese.
Per quello che riguarda le imprese ed i professionisti il Ministero dello Sviluppo Economico rende disponibile l’elenco INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata), realizzato da InfoCamere in attuazione del decreto legge del 18 ottobre 2012, n.179.